Mesmo as empresas enquadradas no Simples e os micro empreendedores individuais são obrigados a padronizar o cadastro unificado no sistema da Receita Federal.
SÃO PAULO - Uma mudança no sistema de folha de pagamento vai afetar todas as empresas brasileiras a partir de janeiro de 2014. A partir dessa data, os dados enviados pelas empresas sobre pagamento de funcionários e recolhimento de impostos dos mesmos serão todos unificados no sistema da Receita Federal.

A mudança é mais uma etapa do projeto denominado 'Sped', que vai diminuir a burocracia, mas especialistas temem problemas para muitas empresas, que terão pouco mais de quatro meses para se adaptar ao chamado e-Social, também apelidado de Folha de Pagamento Digital.

A Receita afirma que o sistema será um dos mais modernos do mundo, mas todas as empresas, inclusive as enquadradas no sistema Simples, bem como o micro empreendedor individual, terão de padronizar seus cadastros.

A mudança deve provocar uma grande corrida nos próximos meses porque poucas empresas se atentaram para o tamanho do problema.

Corrida. A assessoria Easy-Way, desenvolvedora de softwares tributários, contábeis e fiscais, explica que o e-Social vai unificar envio de informações para órgãos do Governo e destaca que os responsáveis pela área de recursos humanos precisam correr para se preparar para a entrega de uma nova obrigação acessória exigida pela Receita Federal.

O e-Social (ou EFD-Social) é considerado um dos mais importantes, complexos e amplos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Essa nova etapa será responsável por unificar o envio de dados que empregadores prestam sobre seus contratados.

"As informações sobre a folha de pagamento, incluindo todos os funcionários, e sobre retenções referentes a pagamentos de serviços que hoje são apresentadas a diferentes órgãos serão centralizadas através do e-Social", afirma Fernanda Souza, gerente comercial da Easy-Way do Brasil.

A implantação do projeto é uma ação conjunta de diversos órgãos e entidades do Governo Federal responsáveis pela coleta de informações - entre eles Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguridade Social e Ministério do Trabalho e Emprego.

Transparência. O objetivo do e-Social é tornar mais transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar informações redundantes e processos burocráticos e permitir uma fiscalização mais eficiente.

Quando implantado, o e-Social deve possibilitar a extinção de algumas das obrigações acessórias que hoje precisam ser apresentadas pelos contribuintes como, por exemplo, CAGED, RAIS, DIRF e GFIP.

"O e-Social vai simplificar a forma como as empresas informam as obrigações aos diferentes órgãos do Governo", explica Fernanda Souza. "Não será mais necessário enviar a mesma informação para a Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho, o que reduzirá os custos de geração e entrega", explica Fernanda.

Segundo a especialista, ainda não é possível calcular como essa redução do trabalho se traduzirá em economia de tempo, uma vez que isso depende das rotinas e processos de cada empresa, mas esse ganho certamente acontecerá.

Burocracia. Um estudo do Banco Mundial estima que as companhias brasileiras gastam, em média, 2,6 mil horas anuais produzindo informações acessórias que são enviadas ao governo. A expectativa é que haja uma melhora com o novo sistema.

O módulo cria um banco de dados único, evitando a duplicidade de dados e reduzindo erros em recolhimentos previdenciários ou de geração de obrigações.

"O e-Social é positivo até mesmo para os empregados, que passarão a ter acesso a uma nova base de dados, tendo à sua disposição todas as informações contratuais e recolhimentos de INSS e FGTS", segundo Fernanda.

Para o governo, haverá mais transparência e maior controle das informações trabalhistas.

As principais dificuldades para implantar o e-Social dizem respeito à capacidade tecnológica. Para ter os benefícios da redução da burocracia, as empresas terão que contar com ferramentas capazes de suprir as novas demandas e aplicar a nova rotina de procedimentos.

Em função da magnitude do projeto e do curto espaço de tempo, as empresas terão que correr contra o tempo. A área mais afetada pelo e-Social será a de Recursos Humanos.

Os profissionais da área fiscal e tributária terão contato com a parte relativa a serviços prestados e tomados por pessoas Físicas ou Jurídicas.

A Receita Federal já colocou à disposição das empresas a primeira versão do layout do e-Social, mas a versão final ainda depende do alinhamento dos demais órgãos do governo que participam do projeto.